マイナンバー運用開始日迫る！各社の対応は
来年１月１日まで１ヶ月を切り、マイナンバー制度の運用開始がいよいよ間近に迫ってきました。「通知カードの配達が行きとどいていない」「転居先不明などの理由で、想定を超える量の通知カードが配達不能になった」「ほとんどの企業でマイナンバー制度への備えができていない」など、マスメディアの報道ではネガティブな情報が伝えられてはおりますが、ともあれ運用が始まる以上、各企業には同制度への対応が求められていることに変わりありません。
あらゆる分野でのＩＴ化が進む昨今、マイナンバー管理においても多種多様なクラウドサービスが開発されているようです。私はＩＴの専門家ではないので詳しい内容は分かりかねますが、各サービスの概要を拝見するに「マイナンバーの取得・利用・保管等の各プロセスが効率的に行える」「データを専用サーバーに保管することで、自社で特定個人情報を保管するリスクを避けられる」「保管期限経過に伴う廃棄が確実に行える」などといったメリットが有るようです。
もっとも、これらのサービスの導入及び継続使用には少なからず出費を伴うのも事実です。各社各サービスによって価格設定は様々ですが、導入時に２０万～３０万円、月額料金として２万～３万円の費用がかかるサービスの場合だと、大部分の中小企業にとっては費用対効果の面で疑問が生じるところでしょう。
勿論、それらのクラウドサービスの中には、月額数千円程度の料金で利用できるサービスも少なくありません。しかし、そのような価格でサービスを提供できる理由や、提供するサービスの中身については良く見定める必要が有るでしょう。またそもそもの話として、クラウドサービスの利用それ自体に対して心理的な抵抗感を拭えない経営者の方も少なくないのではないでしょうか。
誤解の無いよう付言しますと、クラウドサービスによるマイナンバー管理を否定する意図は全くございません。むしろコスト面で釣り合いが取れるのなら、同サービスの利用によって厳重にマイナンバーを管理する方が、より望ましいとさえ思います。とは言え現実には様々な規模の中小企業が存在しており、とりわけ従業員が数名～十数名程度の小企業にとっては、より実情に即した手段も有り得るのではないかと考える次第です。
小規模の会社にオススメ「取得・保管セット」
従業員の数が少なく、マイナンバーが必要な手続きの頻度も高くない。そんな会社にとってコストパフォーマンスに優れた手段となりうるのが、株式会社日本法令さまより発売されている「（従業員用）マイナンバー保管・取得セット」（以下「取得保管セット」）です。
この取得保管セットは、「個人番号台帳兼届出書」「個人番号取得用封筒」「個人番号台帳保管パック」「保管用バインダー」の以上４点で構成されています。これらの書式を使用することで、マイナンバー取得・利用・保管・廃棄といった一連のプロセスを合法的且つ安価に実行できるというわけです。
取得・保管セットの使用法は
各書式の内容を簡単にご説明しますと、まず「個人番号台帳兼届出書」は従業員とその配偶者、及び扶養親族の住所氏名やマイナンバーを記入する用紙になっています。従業員を新規に採用したり年末調整の事務作業を行う際には、この書式を用いてマイナンバー等の必要情報を取得することになります。
会社がマイナンバーを取得する際、従業員には上記の「個人番号台帳兼届出書」に必要事項を記入した上で提出するよう命じます。その際の持ち運びに使用するのが「個人番号取得用封筒」です。この封筒には中身が透けて見えないよう特殊な加工が施されているため、持ち運びの際の秘密保持が保たれています。また封をする箇所に両面テープを使用したり紛失時に備えた記入欄を設けるなど、使い手の利便性に配慮した造りになっています。
従業員に提出してもらった台帳兼届出書は「個人番号台帳保管パック」に入れた状態で「保管用バインダー」に綴じこみます。保管パックには覗き穴が設けられているので、パックに入れられた状態でも台帳兼届出書に記載された氏名や社員番号を視認できます。そのため五十音順や社員番号順の管理・保管が容易に可能です。また取得年月日や廃棄に至るまでの履歴を記入する欄も設けられているので、廃棄年月日を失念する事態も未然に防げます。保管パックを綴じこんだバインダーは鍵付きのキャビネット等に保管し、外部に漏えいすることの無いよう厳重に管理します。
以上、取得保管セットの内容について大まかにご紹介しました。気になる販売価格ですが、保管用バインダー１点と台帳兼届出書・取得用封筒・保管パックの各書式がそれぞれ１０枚ずつのセットで３，２００円（税抜き）となっています。また、台帳兼届出書等の各書式は、追加用として１０枚ずつのバラ売りもしています。なるべく安価にマイナンバー対応を済ませたいとお考えの経営者にとっては、選択肢の一つになり得るのではないでしょうか。
各書式の具体的な使用方法については、日を改めてご紹介しようと思います。
